Een goede werkplanning, inclusief de nodige pauzes en een redelijke stoptijd, is van vitaal belang. Overwerken tast de productiviteit aan.

Nee leren zeggen is een ander belangrijk onderdeel van een goede werkplanning. Het opdelen van uitdagende taken in kleinere activiteiten en het gebruik van een tijdbloktechniek kunnen ook helpen.

Prioriteiten stellen is ook de sleutel tot effectieve werkplanning. Probeer de door Mark Twain geïnspireerde ‘eet de kikker’-methode om de moeilijkste taken ‘s ochtends als eerste aan te pakken.

Stel uw prioriteiten vast

Over het algemeen zijn kritieke prioriteiten tijdgevoelig en van hoge waarde – zoals het omgaan met crisissituaties of het halen van strikte deadlines van klanten. Taken met een gemiddelde prioriteit zijn meestal minder tijdgevoelig en minder waardevol, zoals interne bedrijfsvergaderingen of e-mailcommunicatie. Ten slotte zijn projecten en taken met een lage prioriteit niet tijdgevoelig en niet erg waardevol – zoals onderzoek, schrijven of projectorganisatie.

Uitzendkrachten hebben vaak veel werk op hun bordje en moeten manieren vinden om hun opdrachten effectief te prioriteren om aan hun contractuele verplichtingen te voldoen. De juiste strategieën kunnen hen daarbij helpen.

Prioriteiten stellen is een continu proces omdat er nieuwe prioriteiten kunnen ontstaan, bestaande prioriteiten kunnen veranderen of deadlines korter kunnen worden. Het gebruik van hulpmiddelen zoals de Eisenhower Methode kan nuttig zijn omdat je hiermee elke taak kunt beoordelen op belangrijkheid en urgentie. Het stelt je ook in staat om de kosten en baten van elke taak op een meer holistische manier te vergelijken om te bepalen of de taak überhaupt moet worden uitgevoerd.

Geef prioriteit aan je taken

Als je je taken voor de dag, week of maand opschrijft, beoordeel ze dan om te bepalen hoe dringend en belangrijk ze zijn. Dringende taken zijn taken die nu moeten gebeuren en ernstige gevolgen hebben als ze niet worden uitgevoerd (bv. deadlines van klanten missen; interne bedrijfsrapportage).

Prioriteiten stellen gaat niet alleen over herkennen wat je moet doen, maar ook wanneer het essentieel is om het te doen. Bedenk hoe lang het zal duren om elke taak af te ronden en of je het werk al dan niet kunt delegeren aan een ander teamlid – een effectieve tijdmanagementtechniek die ook de groei van je carrière bevordert.

Identificeer vervolgens taken die niet dringend zijn, maar wel snel moeten worden uitgevoerd – deze kunnen het best worden gedelegeerd of kunnen beter worden ingepland voor later. Tot slot zullen er waarschijnlijk enkele items zijn die niet dringend of belangrijk zijn en niet in lijn liggen met de doelen of missie van je bedrijf – deze kunnen worden uitgesteld of zelfs van de lijst worden geschrapt.

Maak een takenlijst

Een goed opgestelde takenlijst kan een geweldig hulpmiddel zijn om je tijd effectief te plannen en je werk te beheren. Een takenlijst kan ook een krachtige bron van inspiratie zijn, vooral wanneer je alle taken die je in de loop van de dag hebt volbracht kunt zien via een duidelijke uitsplitsing van je projecten.

Zorg ervoor dat de lijst die je maakt gedetailleerd is en dat je grote taken opdeelt in kleinere die je voor de vervaldatum kunt afwerken. Dit kan je tijd besparen omdat het je mentale bronnen beperkt, terwijl je een gevoel van voldoening krijgt wanneer elk item van de lijst wordt geschrapt.

Je kunt ook overwegen om je lijst een kleurcode te geven, zodat je een duidelijk beeld hebt van waar je je op moet concentreren. Het gebruik van rode pen voor taken die binnen een bepaalde tijd moeten worden afgerond en groene pen voor niet-urgente taken die kunnen worden uitgesteld, is een effectieve manier om te zien waar je je tijd aan besteedt en of dit productief is.

Plan uw tijd

Een planning maken helpt je om je werkweek te visualiseren. Of je nu een digitaal of papieren medium gebruikt, het maken van een visuele weergave van je taken kan je helpen vooruit te plannen en te bepalen welke je prioriteit moet geven. Als je bijvoorbeeld twee contracten moet voorbereiden voor een belangrijke vergadering, helpt het plannen van je tijd je om uit te zoeken of je ze in één keer af kunt krijgen of dat je sommige taken moet delegeren.

Als je tijdelijke werknemers inzet om projecten uit te voeren, zorg er dan voor dat ze alle informatie hebben die ze nodig hebben om hun werk te doen. In plaats van alleen de bijzonderheden van de opdracht door te geven via een telefoontje of hen te vragen een briefing bij te wonen, zet je een systeem op waarbij ze al hun opdrachten en andere essentiële informatie online kunnen ontvangen.

Sommige mensen kiezen ervoor om uitzendwerk te doen met een specifieke reden, zoals een extra inkomen verdienen of ervaring opdoen in hun vakgebied. Ongeacht de reden waarom ze het doen, is het belangrijk om ze erbij te betrekken en ze het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van het team.